Firma Electrónica: Validez Legal y Gestión de Documentos Digitales
La gestión de documentos electrónicos consiste en digitalizar la documentación de diversos procesos documentales, siempre y cuando se encuentre bajo el marco legal actual.
Esta gestión se sostiene en el uso de Plataformas con funcionalidades que apuntan a gestionar la firma de estos documentos, e implica de manera obligatoria el proceso de verificación de identidad de los firmantes, proceso fundamental que realiza la Entidad Acreditada.
La gestión de un documento se relaciona a la vida o el tratamiento de un papel, de un trámite o de un contrato desde su creación, llenado, revisión, firma, custodia, análisis de la información, hasta su eliminación por caducidad.
Cabe destacar que un documento electrónico no es lo mismo que un certificado electrónico, pues un certificado electrónico es el insumo que se necesita para firmar un documento electrónicamente y que sea legal.
Firma Electrónica y su Importancia
La firma electrónica corresponde a cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que permite a quien recibe un documento electrónico, identificar formalmente a su autor.
De esta manera, la firma electrónica está siempre asociada a un documento, que es firmado por un autor y recibido por un receptor.
La gestión de documentos digitales es realizada por las personas designadas en las empresas, clientes a cargo de administrar las Plataformas puestas a disposición por la Entidad Acreditada, en este caso ESign. Esta última siempre tendrá a su cargo la verificación de identidad de los firmantes, un proceso intransferible de su autoridad a un tercero.
Desde ahí, una firma electrónica se puede dividir en simple y avanzada. La elección de cual usar se vincula al riesgo ante judicialización.
Por ejemplo, la firma de carácter simple la puede emitir cualquiera; de hecho, cuando se escribe un correo, la casilla es una firma digital. No obstante, si se necesita de un tercero de confianza que garantice la correcta emisión de ésta, ya sea simple como avanzada, debe acercarse a una empresa acreditada ante el Ministerio de Economía, como es ESign.
Validez Legal de un Documento Electrónico
Al respecto, estos documentos digitales tienen la validez de un instrumento privado y puede reemplazar a los documentos con firma manuscrita. Así mismo, puede ser presentado en un juicio bajo la modalidad del artículo 346, número 3, del Código de Procedimiento Civil.
El documento electrónico realiza la prueba de la identidad del firmante y de su contenido sin limitaciones temporales.
La validez legal de estos documentos se comprueba a través de elementos gráficos, como un código QR, una URL de Verificación y el sello de la Ley 19.799.
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