Modernización de las Empresas con Soluciones de Firma Electrónica

Aún en pleno siglo XXI, en Chile todavía persiste la costumbre de hacer trámites “vía papel”, lo que tiende a burocratizar y hacer menos eficientes los procedimientos administrativos para la solución de problemas de las empresas.

En ESign, entendemos que la mayoría de las industrias están enfrentando escenarios muy competitivos, lo que lleva a que muchos busquen optimizar sus procesos productivos y administrativos. Nosotros entregamos herramientas que aplican para todas las industrias y que han sido adoptadas por un considerable número de empresas; sin embargo, existen algunas compañías que continúan realizando sus procesos “porque siempre lo han hecho así”.

Nuestra conclusión es que esas empresas están perdiendo competitividad porque muchas otras ya están realizando estos cambios que están al alcance de la mano.

Por supuesto, es entendible que algunas empresas se encuentren más resistentes al cambio y otras más encaminadas a abordarlo. Por esto, en el escenario corporativo actual, conviven la adaptación, la convicción (positiva o negativa) y la aspiración a migrar digitalmente en términos de Transformación Digital Corporativa, lo que implica todo un cambio de cultura organizacional y multifactorial.

Soluciones de Firma Electrónica para Empresas

 

digitalización de documentosAlgunos de estos factores de resistencia al cambio pueden ser barreras tecnológicas de su recurso humano, una falta de visión respecto del futuro empresarial, problemas de presupuesto, entre otros. Lo cierto es que la reciente emergencia sanitaria ha impactado en el concepto de “gestión documental” y con ello la demanda de estos procesos de manera acelerada.

Actualmente, la gente y las empresas han entendido que este tipo de soluciones digitales llegaron para quedarse y que son elementos claves para el desarrollo y sustentabilidad de cualquier negocio. Hoy, las personas no conciben gastar horas para pedir un producto, pagar un impuesto o simplemente ir a buscar un papel.

En ESign, apoyamos a las empresas a Transformarse Digitalmente en los procesos de cómo se relacionan con sus colaboradores, clientes y proveedores, por lo que ponemos a disposición de nuestros clientes herramientas para los procesos más fundamentales del quehacer empresarial. Quién no ha abordado estos procesos base, no ha comenzado una verdadera transformación digital.

La implementación de Soluciones de Firma Electrónica genera una contribución de impacto positivo en la Transformación Digital Organizacional, tanto en el sector privado como en el público, aportando beneficios medibles a través de plataformas innovadoras que cuentan con absoluto respaldo legal.

Nuestras Soluciones centran sus funcionalidades en aspectos que garantizan un tránsito amigable y de confianza hacia ambientes digitales, pues estos Proyectos influyen de manera directa en el aprovechamiento de recursos tangibles e intangibles para la Organización, e incluso, con una mirada global a partir de su aporte al medio ambiente con la eliminación del papel, ayudando a las empresas y negocios a adquirir una posición más competitiva en el contexto de la transformación digital, obteniendo una serie de ventajas y beneficios económicos, de imagen, operacionales, de riesgo, control, transparencia, entre otros.

Todo esto se puede “medir” tanto en aumento de ingresos a través de cierres efectivos de negocios, en la reducción de riesgos y multas en la firma de los contratos de trabajo, en mejorar la gestión y cumplimiento para los contratos de proveedores, o reducir costos y riesgos en almacenamiento, búsqueda, tratamiento del papel, entre otros.

Con el uso del documentos electrónicos más la firma electrónica, las empresas pueden:

    • Obtener mayores ingresos: Hoy en día, Internet es un canal estratégico para generar ingresos. En este sentido, poder proponer un producto y/o servicio que agilice los cierres de negocios a través de contratos con proveedores o clientes, es algo estratégico para cualquier empresa. 
    • Lograr mayor seguridad: A diferencia del papel, los documentos firmados electrónicamente no pueden ser alterados o modificados, como también si se usa firma electrónica avanzada, la cual no tiene repudio. 
    • Ahorro de costos: La firma digital permite obtener grandes ahorros, como son las horas hombre, custodia, búsqueda y multas. Si esta cifra fuera extrapolada a grandes cantidades de documentos, trámites y empresas, se traduciría en millones de pesos en ahorros. 
    • Mayor agilidad:  Los procesos y los flujos de operaciones que implican la firma y gestión de documentos se automatizan, simplificando en gran medida no sólo el procedimiento en sí, sino también el transporte, la distribución y su almacenamiento. 
    • Mejora de la experiencia de cliente: Con un buen viaje de cliente, las empresas mejorarán su servicio, percepción, e imagen, puesto que esta tecnología es un elemento básico para relacionarse con sus clientes que se contactan vía diversos medios y canales. 
  • Entorno sin papel: Otra de las ventajas es que a través de los documentos electrónicos se aporta directamente en mejorar el medioambiente, reduciendo la tala de árboles, el consumo de agua, CO2 y basura, entre otros.

Cómo Implementamos Nuestras Soluciones Digitales

Firmar documentos digitalmenteComo compañía buscamos implementar soluciones de firmas digitales de manera efectiva y con impacto en la satisfacción del cliente, lo que recae en diversos aspectos. Uno de ellos es el tiempo, pues es fundamental responder a las aspiraciones del cliente en la correcta y ágil implementación.

Desde la primera reunión comercial, es imprescindible conocer cuál es la urgencia que el posible cliente identifica para su puesta en marcha y, en adelante, se le brinda toda la información correspondiente respecto de nuestra metodología.

Por ende, al guiarlos asertivamente en este proceso, se le transmite cuán importante es contar con una contraparte técnica y administrativa comprometida y eficiente respecto del trabajo en conjunto a realizar con el objetivo de cumplir con el time to market acordado.

Nuestra sugerencia es, “ponernos en los zapatos” del cliente, trabajador, proveedor o simplemente quien tenga que firmar. Si se entiende bien el “dolor”, se podrá establecer de manera correcta como el papel electrónico podrá ayudarlo en lograr los objetivos que se ha planteado.

Para esto le sugerimos usar ciertas herramientas muy probadas, como es el NPS, para entender el nivel de satisfacción de los clientes internos y externos, y desde ahí diseñar un buen Customer Journey Map o Viaje del Cliente, el que a su vez, podrá diseñar o definir un buen proceso que debe ir mejorando con el tiempo.

Para ayudar en esta Transformación Digital, contamos con soluciones para ayudar a nuestros actuales y futuros clientes, tales como Cloudsigner, Esigner, Checksign, TSA, eGovsign, Cloudsigner Mobile y API’s, todas las cuales están disponibles en nuestro sitio web.

Así, al transformar digitalmente la empresa, ésta puede obtener mayores ingresos y seguridad, ahorrar costos, agilizar los flujos y procesos operacionales, mejorar la experiencia del cliente y resguardar el medio ambiente. Sin duda, razones más que suficientes para comenzar a implementar las Soluciones propuestas.

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